5 Cosas con las que pierdes dinero al gestionar tu oficina
Todo el mundo trabaja muy duro en las oficinas a diario para sacar adelante los proyectos en los que se dedican.
Además, las empresas y los office managers o responsables de oficina dedican muchas horas y recursos a que el día a día sea óptimo, no sólo en la limpieza de la oficina sino también en la gestión diaria de los temas que influyen en la productividad y un mejor ambiente de trabajo, por ejemplo materiales para la oficina, fuentes de agua, café, snacks…
A pesar de esto, muchos de nosotros sea por ignorancia o por algunos malos hábitos nos encontramos con una oficina en la que derrochamos día a día. Esto implica terminar haciendo cosas que no nos apetecen, como realizar nosotros mismos la limpieza en vez de poder contratar un servicio de limpieza por horas y disfrutar de un entorno de trabajo agradable.
Estudios recientes demuestran que la productividad se ve incrementada en las oficinas cuidadas y que prestan atención a las personas.
1. Ahorra dinero tanto en tinta como en papel para tus impresoras
Si sigues imprimiendo, deberías saber que existen servicios a oficinas de reposición de tinta que te permiten ahorrar hasta un 80% en tu actual presupuesto.
Ofrece muchas ventajas aparte del ahorro en costes, no sólo porque se deja de comprar papel.
Ahorra también en mantenimiento de las impresoras, en la compra de recambios, y la reducción del impacto medioambiental.
Además, se mejora la eficiencia de sus procesos de gestión documental, reduce el espacio físico dedicado al archivo de documentos en tu oficina y facilita el acceso a la información.
En Clintu ya somos una oficina paperless y creemos en las ventajas de la digitalización de documentos.
2. Elige el seguro que mejor se adecua a tu oficina y paga un precio justo por él
La amplia y diversa oferta de seguros para oficinas y RCs a la que tenemos acceso hoy en día, hace que muchos españoles lleguen a pagar hasta un 60% más de la cuenta.
Esto ocurre porque no es tarea fácil identificar cuales son tus necesidades reales y por lo tanto acabamos contratando servicios que nunca utilizaremos.
Si requieres de asistencia en este campo, desde Clintu te podemos ayudar.
¿Cómo puedes hacerlo tú?
Una buena opción es solicitar presupuesto en varias compañías para poder elegir la mejor oferta para tu oficina.
También puedes utilizar los comparadores de seguros que puedes encontrar online. Te será más fácil encontrar el óptimo para tu oficina.
3. Aprovecha las nuevas tecnologías a tu alcance
En pleno boom de las startups quedan pocas cosas que alguien no haya pensado antes que tú y que puedas encontrar ya a tu disposición.
Invierte algo de tiempo en investigar nuevas herramientas que tienes a tu disposición, que puedan incrementar la productividad en tu oficina.
Por ejemplo, los sistemas de comunicación gratuitos que tenemos a nuestro alcance hoy en día, tanto para comunicación interna como externa.
Por otra parte, si necesitamos planificar proyectos, u organizar las funciones de cada miembro de un equipo, podrás tener un equipo en el que todos pueden colaborar para lograr los objetivos sin encontrarse todos en un mismo lugar.
En Clintu invertimos tiempo en encontrar las mejores herramientas para poder realizar nuestra operativa diaria en la oficina con eficiencia.
Pregúntanos y te recomendaremos algunas que nosotros ya utilizamos.
4. Acuérdate de revisar tu cuenta bancaria y dar de baja los servicios a oficina que ya no utilizas
Es muy probable que estés pagando por alguna suscripción o servicio que no utilizas o con los que podrías vivir sin ellos.
Es importante revisar tu cuenta bancaria para ver si estás pagando por algún servicio que actualmente ya no utilizas o si desde tu banco te están cobrando alguna comisión que te podrías ahorrar.
Además deberías conocer los servicios del edificio en el que trabajas para no pagar por duplicado un servicio que quizás ya tengas incluido.
Último pero no menos importante, optimiza tu servicio de limpieza y de nuevo haz uso de la tecnología en beneficio tanto tuyo como de las cleaners.
Desde aquí te recomendamos probar el servicio de limpieza por horas que ofrecemos en Clintu a través de nuestra plataforma de limpieza.
Consigue tu presupuesto para oficina aquí.
5. Por último, casi todos nos acordamos del ahorro energético en casa, ¿pero, y en la oficina?
Es importante que concienciemos a nuestros trabajadores de que hay que extender esa conciencia en la oficina.
Los primero debemos ser nosotros como office managers los que regulemos adecuadamente detalles como la calefacción o el aire acondicionado.
Mantener la temperatura entre 18 y 22 grados. Cada grado de más que se suba supondrá un incremento del 5% en nuestra factura.
Otro consejo es que si nuestra oficina está dotada de grandes ventanales, ¡aprovechad la luz natural!
Si por otro lado no tienes la suerte de disponer de mucha luz natural, pásate a las bombillas LED ¡Hasta un 80% de ahorro anual!
Conclusión
Cada vez es más importante planificar tus gastos y evitar malgastar el dinero.
Por lo tanto, cada vez hay que tener mayor consciencia de dónde invertimos nuestros recursos ya que nos cuesta muchas horas de esfuerzo en la oficina obtenerlo.
Invierte algo de tiempo en navegar por la red e intentar identificar nuevas aplicaciones gratuitas que podrían sustituir servicios de pago que actualmente tienes contratados.
No solo eso, si no que probablemente sea más eficiente y más intuitivo su funcionamiento.